eStox : quels sont les avantages de ce registre numérique des actionnaires pour les entreprises ?

Article rédigé par Soufian Wielemans et Daoud Reghif Harraz, publié le 20 octobre 2020

Le registre des actionnaires est un élément primordial pour toute entreprise. Il donne un aperçu de qui sont les actionnaires, de la date à laquelle ceux-ci sont le sont devenus et surtout quelles actions détient la société.

Malheureusement, un registre des actionnaires version papier cumuls tous les inconvénients liées à son caractère physique. En effet, les registres d’actionnaires papier comportent énormément de risques: ils peuvent être égarés, incomplets et l’accès ou la consultation à distance est impossible…

Que nous offre eStox ?

· eStox est un outil numérique, lancé par la ITAA[1] et la fédération des notaires, dans lequel il est possible de mettre en place des registres des actionnaires.

· eStox est légalement reconnu pour les entreprises et vient remplacer l’archaïque registre papier.

En effet, le contexte actuel de crise sanitaire et l’époque dans laquelle nous vivons, nous amène à repenser notre façon de travailler et à nous rendre compte de l’importance du critère de la disponibilité électronique et du fonctionnement à distance.

eStox, en permettant la tenue de registre numérique des actionnaires, offre tous ces avantages en réduisant le risque d’erreurs et d’incertitudes.

Les informations contenues dans le registre seront encodées par les notaires, conseillers fiscaux et comptables, ce qui augmente considérablement la fiabilité des informations contenues dans le registre. Cela permettra aux administrateurs de travailler à distance en leur offrant un accès direct pour la consultation du registre numérique.

Une des particularités de eStox est le fait qu’il est possible de relier le registre numérique des actionnaires avec le registre UBO[2]. Cela permettra de directement transférer les informations concernant les bénéficiaires ultime (les actionnaires ayant une participation de plus de 25%) du registre des actionnaires au registre UBO[3]. En effet, il s’agit d’un point important dans le contexte d’obligation annuelle de confirmation des UBO.

Chaque entreprise est tenue d’évaluer s’il convient de passer du registre des actionnaires version papier à la version numérique. Il ne s’agit pas d’une obligation légale mais eStox apporte des avantages en termes de précisions et de fiabilité qui sont non-négligeables.

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[1] Fédération des comptables et conseillers fiscaux [2] Le registre UBO est un registre dans lequel sont inscrits tous les « Ultimate Beneficial Owners » ou « bénéficiaires effectifs » d’une société ou d’une autre entité juridique. [3] Idem.